Relance de facture impayée : modèles d’e-mails et pénalités

Une facture non payée à l’échéance ne se règle pas toute seule. Une relance envoyée au bon moment, sur le bon ton, suffit souvent. Cet article donne les étapes, quatre modèles de messages et les règles légales qui permettent de réclamer des pénalités et une indemnité. Le générateur ci-dessus calcule le retard, les pénalités et l’indemnité pour votre facture, puis prépare le message. Rien n’est envoyé : vous copiez le texte dans votre messagerie.

Les étapes de la relance

Les délais ci-dessous sont des usages courants entre entreprises, pas des délais fixés par la loi. Adaptez-les à votre relation avec chaque client.

1. Avant l’échéance. Indiquez la date de paiement sur la facture et les conditions de règlement : délai, taux des pénalités, montant de l’indemnité (voir plus bas). Un rappel quelques jours avant l’échéance évite bien des retards.
2. Le premier rappel, courtois. Quelques jours après l’échéance, un e-mail aimable qui suppose une simple distraction. Pas de chiffres à ce stade.
3. Le deuxième rappel. Une à deux semaines plus tard, si rien n’est reçu. Vous rappelez le montant, le retard et les pénalités.
4. Le troisième rappel, dernier avant mise en demeure. Vous annoncez la suite, clairement, sans menace excessive.
5. La mise en demeure. Une lettre recommandée avec accusé de réception, qui fixe un délai de paiement. Le Code civil dit que le débiteur est mis en demeure « par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante » (article 1344). La lettre recommandée prouve la date de réception, ce qu’un e-mail ne fait pas toujours.
6. L’injonction de payer. Si la mise en demeure reste sans effet, vous pouvez demander une ordonnance de paiement. Pour une créance entre professionnels, la requête va au président du tribunal de commerce du siège du débiteur. Hors Alsace-Moselle, le créancier paie des frais de greffe de 33,47 € dans les 15 jours qui suivent la requête (service-public.fr).

Les modèles de messages

Les textes ci-dessous sont ceux du générateur. Remplacez les crochets par vos informations, ou utilisez le générateur qui les remplit.

1. Premier rappel courtois

Objet : Facture [numéro de facture] : rappel de règlement

Bonjour,

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], n’est pas encore réglée. Une copie est jointe à ce message.

Elle vous a peut-être échappé. Si vous l’avez déjà payée, merci de ne pas tenir compte de ce rappel. Sinon, pourriez-vous nous indiquer la date prévue du règlement ?

Je reste à votre disposition pour toute question.

Bien cordialement, [votre nom]

2. Deuxième rappel

Objet : Facture [numéro de facture] toujours impayée

Bonjour,

Notre précédent message est resté sans réponse. La facture [numéro de facture] de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], reste impayée à ce jour, soit [nombre de jours] jours après son échéance.

Merci de la régler sous [délai de paiement]. Si un point bloque le paiement (un désaccord, une erreur de montant, une pièce manquante), dites-le-nous : nous le traiterons rapidement.

Comme le prévoit la loi, des pénalités de retard de [montant des pénalités] (taux de [taux]) et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont dues. Le montant total à régler est de [total].

Bien cordialement, [votre nom]

3. Troisième rappel, dernier avant mise en demeure

Objet : Dernier rappel avant mise en demeure : facture [numéro de facture]

Bonjour,

Malgré nos précédents messages, la facture [numéro de facture] de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], reste impayée : [nombre de jours] jours de retard à ce jour.

Sans règlement de [total] sous [délai de paiement], nous vous adresserons une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour éviter cette étape, vous pouvez régler dès maintenant ou nous appeler pour convenir d’un échéancier.

Les pénalités de retard ([montant des pénalités]) et l’indemnité forfaitaire de 40 € sont dues, et elles continuent de courir jusqu’au paiement.

Bien cordialement, [votre nom]

4. Lettre de mise en demeure

Objet : Mise en demeure : facture [numéro de facture]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], n’a pas été réglée malgré nos relances.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de nous payer, dans un délai de [délai] à compter de la réception de ce courrier, la somme de [total], qui se compose :

• de [montant] TTC au titre de la facture ;
• de [montant des pénalités] de pénalités de retard (taux de [taux], [nombre de jours] jours de retard à la date de ce courrier) ;
• de 40 € d’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Les pénalités continuent de courir jusqu’au paiement. Le règlement se fait par virement sur le compte [IBAN].

À défaut de paiement dans ce délai, nous engagerons la procédure de recouvrement appropriée, notamment une demande d’injonction de payer.

Dans l’attente de votre règlement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[votre nom]

Envoyez la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, et gardez l’accusé. Ce courrier se distingue d’un simple rappel : il fixe un délai et annonce la suite.

Pénalités et indemnité : ce que dit la loi

Entre professionnels, les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement, sans qu’aucun rappel soit nécessaire (article L441-10). Leur taux est celui que vous avez écrit dans vos conditions de vente ou sur la facture. À défaut, c’est le taux de refinancement principal de la Banque centrale européenne majoré de 10 points. Ce taux est de 2,65 % depuis le 16 septembre 2026 (BCE) : le taux applicable par défaut est donc de 12,65 % par an.

Un taux écrit ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Pour le second semestre 2026, ce taux est de 2,75 % pour les créances des professionnels (arrêté du 26 juin 2026) : le minimum est donc de 8,25 % par an.

Le calcul est simple :

Pénalités = montant TTC × taux annuel × jours de retard ÷ 365

Prenons une facture fictive de 4 800 € TTC, payée 21 jours après son échéance, au taux par défaut de 12,65 % : 4 800 × 12,65 % × 21 ÷ 365 = 34,93 € de pénalités. Ajoutez l’indemnité de 40 € : 74,93 € au total, en plus des 4 800 €.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est due de plein droit à tout professionnel en retard de paiement (article L441-10). Son montant est fixé à 40 € par l’article D441-5. Elle est due une fois pour chaque facture payée en retard (Service-public.fr), dès le premier jour, sans rappel. Elle ne se multiplie pas par le nombre de jours.

Ce qu’il faut écrire sur vos factures

Pour réclamer pénalités et indemnité sans discussion, vos conditions de règlement les précisent (article L441-10, II) et vos factures doivent les mentionner : le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € font partie des mentions obligatoires d’une facture (article L441-9). Sur chaque facture, indiquez :

• la date d’émission et la date d’échéance, ou le délai de paiement convenu ;
• le taux des pénalités de retard, avec la mention qu’elles sont exigibles sans rappel ;
• le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € ;
• vos coordonnées bancaires (IBAN) pour le virement ;
• un numéro de facture unique et continu, et la référence du bon de commande si votre client en utilise un.

Gardez la trace de chaque relance : date, mode d’envoi, réponse éventuelle. Si l’affaire va devant le tribunal, c’est ce dossier qui fait foi.

Les délais de paiement eux-mêmes sont encadrés : au plus 60 jours après la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément. Notre article sur le calcul du BFR montre ce que chaque jour de délai coûte en trésorerie.

Automatiser les relances

Une relance oubliée coûte autant qu’une relance mal écrite. Le plus sûr est de programmer les relances à partir de la liste de vos factures impayées : chaque message part à la date prévue, avec le bon niveau, et vous le validez avant l’envoi. C’est une tâche répétitive qui se prête bien à l’automatisation, et nous la construisons sur vos cas réels. Pour voir ce que cela donne, consultez notre offre d’automatisation par IA.

Questions fréquentes

Combien de relances avant la mise en demeure ?

La loi ne fixe aucun nombre. Un usage courant est de faire deux ou trois relances écrites, puis la mise en demeure. Le bon nombre dépend du client et du montant. L’essentiel est que chaque relance soit datée et conservée.

Peut-on relancer par e-mail ?

Oui, pour les rappels. L’e-mail laisse une trace datée et se transmet en un clic. Pour la mise en demeure, la lettre recommandée avec accusé de réception reste la forme usuelle : elle prouve la date de réception.

Quel délai laisser entre deux relances ?

Il n’existe pas de délai légal. Une à deux semaines est un usage courant. Vous pouvez le raccourcir pour un client qui paie d’habitude en retard, et le laisser plus long pour un client avec qui un litige est en cours.

Peut-on réclamer des pénalités si le contrat n’en prévoit pas ?

Oui. Sauf autre taux écrit, c’est le taux de la BCE majoré de 10 points qui s’applique. Les pénalités sont dues sans rappel, comme l’indemnité de 40 € (article L441-10).